Privacyverklaring InVoraScan

Laatst bijgewerkt: [NOG IN TE VULLEN: datum]
Versie: 1.0 (concept — nog te laten toetsen door een jurist)

LET OP — dit is een concept. Het is opgesteld op basis van hoe InVoraScan technisch werkt, maar is niet door een jurist getoetst. Laat dit document controleren voordat je het publiceert.

1. Wie zijn wij?

InVoraScan is een dienst van:

[NOG IN TE VULLEN: bedrijfsnaam] B.V.
[NOG IN TE VULLEN: adres]
[NOG IN TE VULLEN: postcode en plaats]
KvK-nummer: [NOG IN TE VULLEN]
Btw-nummer: [NOG IN TE VULLEN]

Voor vragen over privacy of dit privacybeleid: privacy@invorascan.nl

2. Waar deze verklaring over gaat

InVoraScan is software waarmee administratiekantoren en boekhouders inkoop- en verkoopfacturen automatisch laten uitlezen en boeken in Exact Online.

In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

Belangrijk onderscheid. Wij verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen:

Als verwerkingsverantwoordelijke — voor de gegevens van onze eigen klanten (het administratiekantoor): accountgegevens, facturatie, contact, en het gebruik van onze dienst. Daarover gaat deze privacyverklaring.
Als verwerker — voor de gegevens die in de facturen staan die een kantoor door onze software laat verwerken (bijvoorbeeld gegevens van leveranciers en klanten van dat kantoor). Daarvoor is het kantoor zelf de verwerkingsverantwoordelijke, en gelden de afspraken uit onze verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Als verwerkingsverantwoordelijke (onze eigen klanten)

Categorie	Voorbeelden	Doel	Grondslag
Accountgegevens	naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), rol	toegang tot de dienst	uitvoering overeenkomst
Kantoorgegevens	kantoornaam, gekozen pakket	levering en facturatie	uitvoering overeenkomst
Gebruiksgegevens	ingelogde acties, audit-log, aantal verwerkte facturen	beveiliging, ondersteuning, facturatie	uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Technische gegevens	IP-adres, sessiegegevens, foutlogs	beveiliging en storingen oplossen	gerechtvaardigd belang
Contactgegevens	correspondentie met support	ondersteuning	uitvoering overeenkomst

3.2 Als verwerker (gegevens in de facturen)

Wanneer een kantoor facturen door InVoraScan laat verwerken, kunnen daarin persoonsgegevens staan, zoals:

namen, adressen en contactgegevens van leveranciers en klanten;
KvK-nummers, btw-nummers en bankrekeningnummers (IBAN);
factuurgegevens (bedragen, omschrijvingen, data);
gegevens van eenmanszaken en zzp'ers (bij hen zijn bedrijfsgegevens vaak ook persoonsgegevens).

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van het kantoor en alleen om de dienst te leveren: het uitlezen van de factuur, het opstellen van een boekingsvoorstel en het boeken in Exact Online.

Wij gebruiken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

4. Hoe werkt de verwerking technisch?

Voor de transparantie leggen we uit wat er met een factuur gebeurt:

Een factuur komt binnen (geüpload of gemaild naar een uniek adres).
De factuur wordt uitgelezen. Voor pdf's gebruiken we AI (zie hoofdstuk 5). Voor gestructureerde e-facturen (UBL/XML) gebeurt dat zonder AI.
Op basis van de uitgelezen gegevens en de historie in de administratie wordt een boekingsvoorstel gemaakt.
Het kantoor controleert en boekt, of de software boekt automatisch als het kantoor die functie heeft ingeschakeld en alle controles slagen.
De boeking gaat via de beveiligde koppeling naar Exact Online.

5. AI-verwerking

Om facturen uit te lezen en een grootboekrekening voor te stellen, gebruiken wij de AI-modellen van Anthropic (Claude), via een zakelijke API.

Wat dit betekent:

De inhoud van de factuur (inclusief eventuele persoonsgegevens die daarop staan) wordt naar Anthropic gestuurd om uitgelezen te worden.
Anthropic verwerkt deze gegevens uitsluitend om ons antwoord te geven en gebruikt ze niet om modellen te trainen. Dit is vastgelegd in de zakelijke voorwaarden van de API.
Anthropic treedt op als subverwerker (zie hoofdstuk 7).

6. Waar staan de gegevens?

Hosting: onze servers en database draaien bij Render in de regio Frankfurt (Duitsland) — binnen de Europese Unie.
Beveiliging: gegevens worden versleuteld opgeslagen en verstuurd. De koppeling met Exact Online werkt met versleutelde toegangssleutels.
Scheiding tussen kantoren: ieder kantoor werkt in een strikt afgescheiden omgeving. Deze scheiding is op twee niveaus afgedwongen (in de software én in de database), zodat een kantoor nooit de gegevens van een ander kantoor kan zien.

7. Partijen die wij inschakelen (subverwerkers)

Om de dienst te kunnen leveren, schakelen wij een beperkt aantal gespecialiseerde dienstverleners in. Het gaat om de volgende categorieën:

Categorie	Waarvoor	Waar wordt verwerkt
Hostingdienstverlener	het draaien van de applicatie en de database	Europese Unie
AI-dienstverlener	het uitlezen van facturen en het voorstellen van een grootboekrekening	buiten de EU, met passende waarborgen
E-maildienstverlener	het ontvangen van gemailde facturen	[NOG TE BEVESTIGEN: EU]
Boekhoudsoftware	de administratie waarin geboekt wordt (op verzoek en met de koppeling van het kantoor zelf)	Europese Unie

Onze klanten ontvangen de volledige lijst met namen van deze partijen in de verwerkersovereenkomst die zij met ons sluiten. Daarin staat ook waar iedere partij gegevens verwerkt en welke waarborgen gelden.

Doorgifte buiten de EU. Voor de AI-verwerking worden gegevens verwerkt buiten de Europese Unie. Hiervoor gelden passende waarborgen, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De ingeschakelde AI-dienstverlener gebruikt de gegevens uitsluitend om onze opdracht uit te voeren en niet om AI-modellen te trainen; dat is contractueel vastgelegd.

Wij informeren onze klanten vooraf wanneer wij een subverwerker wijzigen of toevoegen, zodat zij daartegen bezwaar kunnen maken.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Facturen en factuurgegevens: tot 90 dagen na verwerking. Daarna worden ze uit onze systemen verwijderd. De geboekte factuur en de administratie blijven in Exact Online staan; InVoraScan is geen archief.
Audit-log: [NOG IN TE VULLEN: termijn — overweeg 12 maanden i.v.m. controleerbaarheid]
Accountgegevens: zolang het account bestaat.
Na opzegging: het kantoor heeft 30 dagen om gegevens te exporteren. Daarna worden de gegevens verwijderd, behoudens wat wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturatiegegevens voor de belastingdienst: 7 jaar).

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
je gegevens te laten corrigeren;
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen de verwerking;
je gegevens mee te nemen (dataportabiliteit).

Stuur een verzoek naar privacy@invorascan.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Gaat het om gegevens die wij als verwerker namens een kantoor verwerken (bijvoorbeeld gegevens op een factuur)? Neem dan contact op met dat kantoor; zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen je door en helpen het kantoor bij het afhandelen van je verzoek.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en van gevoelige gegevens in opslag;
versleutelde opslag van toegangssleutels voor Exact Online;
strikte scheiding tussen kantoren, afgedwongen op applicatie- én databaseniveau;
wachtwoorden worden alleen versleuteld (gehasht) opgeslagen;
toegangscontrole op basis van rollen;
een audit-log van handelingen in de applicatie;
verificatie van binnenkomende e-mail, zodat alleen echte berichten worden verwerkt.

11. Datalekken

Ontdekken wij een datalek, dan melden wij dit onverwijld aan het betrokken kantoor, en waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens, conform de AVG.

12. Cookies

[NOG IN TE VULLEN: alleen als de website cookies gebruikt. Gebruik je alleen functionele cookies (bijv. een inlogsessie), vermeld dat hier. Gebruik je analytics, dan is een cookiebanner met toestemming verplicht.]

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op invorascan.nl/privacy. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten.