Laatst bijgewerkt: [NOG IN TE VULLEN: datum] Versie: 2.0 (concept — nog te laten toetsen door een jurist)
LET OP — dit is een concept. Een verwerkersovereenkomst is juridisch bindend en verplicht op grond van artikel 28 AVG. Dit concept is niet door een jurist getoetst. Van de drie documenten weegt dit het zwaarst — laat het controleren voordat je het gebruikt.
Partijen
Verwerkingsverantwoordelijke ("de Klant") Het administratiekantoor, boekhoud- of accountantskantoor dat gebruikmaakt van InVoraScan.
Verwerker ("InVoraScan") [NOG IN TE VULLEN: bedrijfsnaam] B.V. [NOG IN TE VULLEN: adres] KvK: [NOG IN TE VULLEN]
Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen partijen en van de Algemene Voorwaarden. Bij strijdigheid prevaleert deze verwerkersovereenkomst, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
Artikel 1 — Onderwerp en duur
InVoraScan verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Klant, in het kader van de dienst: het ontvangen en uitlezen van facturen, het opstellen van boekingsvoorstellen en het boeken daarvan in Exact Online.
Deze overeenkomst geldt zolang de Klant gebruikmaakt van de dienst, en eindigt zodra de dienstverlening eindigt en de gegevens conform artikel 11 zijn verwijderd.
Begrippen als verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, persoonsgegevens, verwerken, betrokkene en gegevensbeschermingseffectbeoordeling hebben de betekenis die de AVG daaraan geeft.
Artikel 2 — Aard en doel van de verwerking
InVoraScan verwerkt persoonsgegevens voor:
het ontvangen en opslaan van facturen (via upload of e-mail);
het uitlezen van de inhoud van facturen, waaronder met behulp van kunstmatige intelligentie;
het herkennen en matchen van relaties (leveranciers en klanten van de cliënten van de Klant);
het opstellen van boekingsvoorstellen (grootboekrekening, btw-code, bedragen);
het — na goedkeuring door de Klant, of automatisch indien de Klant die functie inschakelt — boeken in Exact Online;
het bijhouden van een audit-log ten behoeve van controleerbaarheid en beveiliging.
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor betrokkenen plaats, en geen profilering.
Artikel 3 — Categorieën persoonsgegevens en betrokkenen
Categorieën betrokkenen:
gebruikers van de Klant (medewerkers van het kantoor);
leveranciers en klanten van de cliënten van de Klant, waaronder eenmanszaken en zzp'ers;
overige gegevens die op de door de Klant aangeleverde documenten voorkomen.
Bijzondere persoonsgegevens. InVoraScan verwerkt niet doelbewust bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 AVG). De Klant levert deze niet aan via de dienst. Levert de Klant deze toch aan, dan komt dat voor zijn rekening en risico.
Artikel 4 — Verplichtingen van InVoraScan
InVoraScan:
verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Klant; het gebruik van de dienst en deze overeenkomst gelden als zodanige instructie;
verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verstrekt ze niet aan derden anders dan op instructie van de Klant of ter uitvoering van de overeenkomst, en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen;
wijzigt of bewerkt de persoonsgegevens niet anders dan in het kader van de dienst;
zorgt dat personen die toegang hebben tot de gegevens gebonden zijn aan geheimhouding;
treft passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 5);
schakelt subverwerkers alleen in onder de voorwaarden van artikel 6;
verleent redelijke medewerking bij verzoeken van betrokkenen (artikel 8), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, en bij voorafgaande raadpleging van de toezichthouder;
meldt inbreuken conform artikel 9;
stelt de Klant in staat naleving te controleren (artikel 10);
verwijdert de gegevens bij beëindiging (artikel 11);
informeert de Klant indien een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.
Artikel 5 — Beveiligingsmaatregelen
InVoraScan treft ten minste de volgende maatregelen:
Opslag en transport
Opslag van de applicatie en database vindt plaats binnen de Europese Unie.
Gegevens worden versleuteld verstuurd (TLS).
Toegangssleutels voor Exact Online worden versleuteld opgeslagen.
Scheiding tussen klanten
Iedere Klant werkt in een strikt afgescheiden omgeving.
Deze scheiding wordt op twee onafhankelijke niveaus afgedwongen: in de applicatie én in de database. Een Klant kan de gegevens van een andere Klant niet inzien.
Toegang
Wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen.
Toegang is gebonden aan rollen en rechten.
Handelingen worden vastgelegd in een audit-log.
Overig
Binnenkomende e-mail wordt geverifieerd op echtheid; berichten zonder geldige handtekening worden geweigerd.
Facturen worden na 90 dagen verwijderd (dataminimalisatie).
InVoraScan mag deze maatregelen wijzigen, mits het beschermingsniveau daardoor niet lager wordt. Partijen erkennen dat ondanks alle maatregelen incidenten nooit volledig zijn uit te sluiten.
Artikel 6 — Subverwerkers
De Klant verleent InVoraScan algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers.
boekhoudsoftware waarin geboekt wordt, op instructie van de Klant
EU
InVoraScan legt aan iedere subverwerker in hoofdzaak dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en blijft jegens de Klant verantwoordelijk voor de naleving daarvan.
Bij een voorgenomen wijziging of toevoeging van een subverwerker informeert InVoraScan de Klant ten minste dertig (30) dagen vooraf. De Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de Klant de overeenkomst beëindigen; een recht op schadevergoeding bestaat niet.
Doorgifte buiten de EU. Voor doorgifte naar Anthropic (VS) gelden passende waarborgen, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De AI-dienstverlener gebruikt de gegevens uitsluitend om de opdracht uit te voeren en niet om modellen te trainen.
Artikel 7 — Verplichtingen en garanties van de Klant (belangrijk)
De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, waaronder het bestaan van een geldige grondslag, de naleving van de informatieplicht jegens betrokkenen, en de communicatie met betrokkenen.
De Klant stelt uitsluitend doel en middelen van de verwerking vast.
De Klant garandeert dat hij bevoegd is de persoonsgegevens aan InVoraScan te verstrekken, en dat hij met zijn eigen cliënten de vereiste afspraken heeft gemaakt (waaronder, waar vereist, een verwerkersovereenkomst waarin het inschakelen van subverwerkers is toegestaan).
De Klant garandeert dat de aangeleverde persoonsgegevens juist, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
InVoraScan is niet gehouden de juistheid of volledigheid van de aangeleverde gegevens te controleren en is niet aansprakelijk voor de gevolgen van onjuiste of onvolledige aanlevering.
De Klant vrijwaart InVoraScan tegen alle aanspraken van betrokkenen, cliënten van de Klant, toezichthouders en overige derden die voortvloeien uit het niet-nakomen van dit artikel of uit instructies van de Klant die InVoraScan heeft opgevolgd, inclusief redelijke kosten van juridische bijstand. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van InVoraScan.
Artikel 8 — Rechten van betrokkenen
Ontvangt InVoraScan rechtstreeks een verzoek van een betrokkene (inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar of dataportabiliteit), dan stuurt InVoraScan dit onverwijld door naar de Klant en onderneemt zelf geen verdere actie, anders dan op instructie van de Klant.
InVoraScan verleent redelijke medewerking bij het afhandelen van zulke verzoeken. Vergt die medewerking meer dan een beperkte inspanning, dan mag InVoraScan de redelijke kosten daarvan in rekening brengen.
Artikel 9 — Inbreuken (datalekken)
InVoraScan informeert de Klant onverwijld en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.
De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens en betrokkenen (voor zover bekend), de waarschijnlijke gevolgen, en de genomen of voorgestelde maatregelen.
De Klant is verantwoordelijk voor de eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. InVoraScan verleent daarbij redelijke medewerking.
Een melding op grond van dit artikel houdt geen erkenning van aansprakelijkheid in.
Artikel 10 — Controle
InVoraScan stelt de Klant desgevraagd de informatie ter beschikking die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen.
De Klant mag ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden auditor, na een aankondiging van ten minste dertig (30) dagen, tijdens kantooruren en zonder de bedrijfsvoering te verstoren.
De auditor krijgt geen inzage in gegevens van andere klanten van InVoraScan.
De kosten van de audit komen voor rekening van de Klant, inclusief de redelijke kosten van de medewerking van InVoraScan. Blijkt uit de audit een wezenlijke tekortkoming van InVoraScan, dan draagt InVoraScan die kosten en herstelt zij de tekortkoming zo spoedig mogelijk.
Artikel 11 — Beëindiging en verwijdering
Bij beëindiging van de dienstverlening heeft de Klant 30 dagen om zijn gegevens te exporteren.
Geeft de Klant binnen die termijn niet aan overdracht te wensen, dan is InVoraScan gerechtigd de persoonsgegevens daarna zonder nadere aankondiging te verwijderen.
Facturen worden gedurende de looptijd sowieso na 90 dagen verwijderd.
InVoraScan bevestigt de verwijdering desgevraagd schriftelijk.
Een wettelijke bewaarplicht gaat op deze bepalingen voor.
Artikel 12 — Wijziging van deze overeenkomst
InVoraScan kan deze verwerkersovereenkomst wijzigen indien wet- of regelgeving, of wijzigingen in de dienst, daartoe aanleiding geven.
Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vooraf aangekondigd. Maakt de Klant binnen die termijn geen gemotiveerd bezwaar, dan wordt hij geacht de wijziging te hebben aanvaard.
Wijzigingen van ondergeschikt belang mogen wij zonder deze procedure doorvoeren, onder mededeling aan de Klant.
Artikel 13 — Aansprakelijkheid
Op deze verwerkersovereenkomst is de aansprakelijkheidsregeling uit de Algemene Voorwaarden van toepassing, voor zover de AVG dat toelaat.
De AVG kent een eigen aansprakelijkheidsregime jegens betrokkenen en toezichthouders dat niet contractueel kan worden uitgesloten. In de onderlinge verhouding tussen partijen geldt de verdeling zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de Algemene Voorwaarden, waaronder de vrijwaring in artikel 7.6.
Artikel 14 — Toepasselijk recht
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.