InVoraScan
Inloggen Probeer de demo

Algemene Voorwaarden InVoraScan

Laatst bijgewerkt: [NOG IN TE VULLEN: datum]
Versie: 2.0 (concept — nog te laten toetsen door een jurist)

LET OP — dit is een concept. Niet door een jurist getoetst. Laat dit controleren voordat je het publiceert. Artikel 9 (aansprakelijkheid) en artikel 10 (vrijwaring) verdienen bijzondere aandacht.

Artikel 1 — Definities

Artikel 2 — Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke overeenkomst en elk gebruik van de Dienst.
  2. Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.
  3. Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ook als de Klant daarnaar verwijst.
  4. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort gelden. Partijen vervangen die bepaling door een geldige bepaling die de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 3 — Totstandkoming en duur

  1. De overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een account aanmaakt, deze voorwaarden aanvaardt en een abonnement kiest.
  2. Het abonnement loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met een maand verlengd.
  3. De Klant kan maandelijks opzeggen, tegen het einde van de lopende maand. Opzeggen kan via de Dienst of per e-mail. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
  4. Er is geen proefperiode. Wie de Dienst wil beoordelen vóór aanschaf, kan gebruikmaken van de gratis demo-omgeving op onze website.

Artikel 4 — De Dienst

  1. InVoraScan leest facturen uit, stelt een boekingsvoorstel op en boekt — na goedkeuring door de Klant, of automatisch als de Klant die functie inschakelt — in Exact Online.
  2. De Dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om facturen uit te lezen en grootboekrekeningen voor te stellen. De uitkomsten daarvan zijn voorstellen, geen zekerheden, en kunnen fouten bevatten.
  3. Voor gebruik van de Dienst is een eigen, geldig abonnement van de Klant bij Exact Online vereist. InVoraScan is niet gelieerd aan Exact Online.
  4. Wij ontwikkelen de Dienst voortdurend door. Functionaliteit kan wijzigen. Wezenlijke functionaliteit verwijderen wij niet zonder de Klant vooraf te informeren.
  5. Wij garanderen niet dat de Dienst ononderbroken, foutloos of zonder gebreken werkt. Genoemde termijnen zijn indicatief en nooit fataal.
  6. Wij mogen de Dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, aanpassing of verbetering. Wij kondigen dit waar mogelijk vooraf aan.
  7. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen geldt geen serviceniveau-overeenkomst (SLA), en dus geen gegarandeerde beschikbaarheid of reactietijd.

Artikel 5 — Verantwoordelijkheid van de Klant (belangrijk)

  1. De Klant blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn administratie en die van zijn Cliënten.
  2. De Klant is verplicht de door de Dienst gegenereerde boekingsvoorstellen en boekingen te controleren. Dit geldt onverkort wanneer de Klant de functie voor automatisch boeken heeft ingeschakeld: de Klant schakelt die functie zelf in, kan die zelf uitschakelen, en blijft verantwoordelijk voor het resultaat.
  3. Wij zijn niet gehouden de juistheid of volledigheid te controleren van de gegevens en documenten die de Klant aanlevert, en zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde gegevens.
  4. De Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is de gegevens die hij door de Dienst laat verwerken aan te leveren, dat hij daarvoor een geldige grondslag heeft, en dat hij de benodigde afspraken met zijn Cliënten heeft gemaakt (waaronder, waar vereist, een verwerkersovereenkomst).
  5. De Klant gaat zorgvuldig om met inloggegevens en met de unieke e-mailadressen die de Dienst uitgeeft, en meldt misbruik onverwijld aan ons.
  6. De Klant gebruikt de Dienst niet voor onrechtmatige doeleinden en niet op een wijze die de Dienst of andere klanten schaadt (waaronder buitensporig of geautomatiseerd gebruik buiten het normale gebruikspatroon).
  7. De Klant is verantwoordelijk voor de instellingen die hij in de Dienst kiest, waaronder het fallback-grootboek, de dagboeken en het al dan niet inschakelen van automatisch boeken.

Artikel 6 — Prijzen en betaling

  1. De actuele prijzen staan op invorascan.nl/prijzen.
  2. Het abonnement bestaat uit een vast maandbedrag per pakket, een aantal inbegrepen facturen, en indien van toepassing een vergoeding per extra factuur en per extra gekoppelde administratie boven de pakketgrens.
  3. Overschrijdt de Klant de grenzen van zijn pakket, dan wordt de Dienst niet geblokkeerd; het meerdere wordt in rekening gebracht conform de dan geldende tarieven.
  4. Betaling geschiedt [NOG IN TE VULLEN: maandelijks vooraf per automatische incasso / iDEAL].
  5. Alle bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen.
  6. Bij niet-tijdige betaling is de Klant zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Vanaf de vervaldatum is een rente verschuldigd van 1% per maand (een gedeelte van een maand telt als volle maand), dan wel de wettelijke handelsrente indien die hoger is.
  7. Alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte komen voor rekening van de Klant, met een minimum van € 150. Gerechtelijke en executiekosten komen eveneens voor rekening van de Klant.
  8. Wij mogen de toegang tot de Dienst opschorten indien de Klant na aanmaning niet betaalt. Opschorting ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichting.
  9. Wij kunnen prijzen wijzigen met inachtneming van één maand aankondiging. Is de Klant het niet eens met de wijziging, dan kan hij opzeggen vóór de wijziging ingaat.

Artikel 7 — Klachten en vervaltermijn

  1. De Klant meldt gebreken in de Dienst binnen veertien (14) dagen na ontdekking, of nadat hij die redelijkerwijs had moeten ontdekken, schriftelijk aan ons. Doet hij dat niet, dan vervalt zijn recht zich daarop te beroepen.
  2. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
  3. Elke aanspraak op ons vervalt in ieder geval twaalf (12) maanden nadat de gebeurtenis waaruit de aanspraak voortvloeit zich heeft voorgedaan.

Artikel 8 — Gegevens en privacy

  1. De Klant blijft rechthebbende op zijn gegevens en die van zijn Cliënten.
  2. Bij het verwerken van persoonsgegevens namens de Klant treden wij op als verwerker. De Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst.
  3. Wij gebruiken de gegevens van de Klant nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet, en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.
  4. Facturen en factuurgegevens bewaren wij tot 90 dagen na verwerking. InVoraScan is uitdrukkelijk geen archief; de Klant draagt zelf zorg voor archivering en zijn wettelijke bewaarplicht.
  5. Na beëindiging heeft de Klant 30 dagen om zijn gegevens te exporteren. Daarna verwijderen wij de gegevens, behoudens wettelijke bewaarplichten.

Artikel 9 — Aansprakelijkheid (laat dit artikel juridisch toetsen)

  1. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade, tot maximaal het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons heeft betaald.
  2. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten ter vaststelling van oorzaak en omvang van de schade, redelijke kosten om onze prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten beantwoorden, en redelijke kosten ter voorkoming of beperking van de schade.
  3. Wij zijn niet aansprakelijk voor:
    1. indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie en reputatieschade;
    2. boetes, naheffingen, rente of andere sancties opgelegd door de Belastingdienst of enige andere autoriteit;
    3. schade die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet behoorlijk controleren van boekingsvoorstellen of automatische boekingen door de Klant;
    4. schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde gegevens;
    5. schade die het gevolg is van instellingen die de Klant zelf heeft gekozen;
    6. schade door storingen, fouten, wijzigingen of uitval bij derden, waaronder Exact Online, de hostingpartij, de AI-dienstverlener en e-maildiensten;
    7. verlies van gegevens, voor zover de Klant niet zelf tijdig een export of back-up heeft gemaakt.
  4. AI-uitkomsten. De Klant erkent dat de Dienst gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie, dat de uitkomsten daarvan naar hun aard voorstellen zijn die onjuist kunnen zijn, en dat controle door de Klant noodzakelijk blijft. Schade die voortvloeit uit het zonder controle overnemen van een AI-voorstel komt voor rekening van de Klant.
  5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde.

Artikel 10 — Vrijwaring (belangrijk)

  1. De Klant vrijwaart ons tegen alle aanspraken van derden — waaronder zijn Cliënten, betrokkenen en toezichthouders — die verband houden met:
    1. de gegevens die de Klant door ons laat verwerken;
    2. het ontbreken van een geldige grondslag of van de vereiste afspraken tussen de Klant en zijn Cliënten;
    3. het gebruik van de Dienst door of namens de Klant;
    4. instructies van de Klant die wij hebben opgevolgd.
  2. De vrijwaring omvat redelijke kosten van juridische bijstand.
  3. De vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van onze opzet of bewuste roekeloosheid.

Artikel 11 — Overmacht

  1. Wij zijn niet gehouden tot nakoming indien wij daartoe verhinderd worden door overmacht.
  2. Onder overmacht wordt in ieder geval begrepen: storingen of uitval van internet, hosting, datacentra, elektriciteit of telecommunicatie; storingen, wijzigingen of beëindiging van diensten van derden waarvan de Dienst afhankelijk is (waaronder Exact Online, de hostingpartij, de AI-dienstverlener en e-maildiensten); cyberaanvallen, DDoS-aanvallen en gijzelsoftware; overheidsmaatregelen; en andere omstandigheden buiten onze redelijke controle.
  3. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 12 — Beëindiging

  1. Beide partijen kunnen maandelijks opzeggen (artikel 3).
  2. Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang opschorten indien de Klant:
    1. na aanmaning zijn betalingsverplichting niet nakomt;
    2. de Dienst gebruikt in strijd met deze voorwaarden of de wet;
    3. in staat van faillissement verkeert, surseance heeft aangevraagd, of zijn onderneming staakt.
  3. Na beëindiging geldt de exporttermijn van 30 dagen uit artikel 8.

Artikel 13 — Intellectuele eigendom

  1. Alle rechten op de Dienst, de software, de documentatie en de onderliggende technologie berusten bij ons of onze licentiegevers.
  2. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement.
  3. De Klant mag de Dienst niet kopiëren, verveelvoudigen, decompileren, reverse-engineeren, doorverkopen, verhuren of aan derden ter beschikking stellen. Broncode wordt niet verstrekt.
  4. Verbetervoorstellen en feedback van de Klant mogen wij vrijelijk en zonder vergoeding gebruiken.

Artikel 14 — Geheimhouding

  1. Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.
  2. Deze verplichting blijft gelden na beëindiging van de overeenkomst.

Artikel 15 — Wijziging van de voorwaarden

  1. Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen, met inachtneming van één maand aankondiging.
  2. Is de Klant het niet eens met een wijziging, dan kan hij opzeggen vóór de wijziging ingaat. Zegt hij niet op, dan wordt hij geacht de wijziging te hebben aanvaard.

Artikel 16 — Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te [NOG IN TE VULLEN: arrondissement].